医療機関様において長い待ち時間は患者様に大きなストレスとなり、患者様は不満を感じます。
その結果、受付窓口への順番確認が増え、問い合わせ対応を行うことで受付業務が停滞し業務に支障がでます。
待ち時間の問題は患者様、スタッフ様の双方にとって大きな負担となります。
医療機関様では効率的に順番管理を行い、混雑状況、順番を明確に患者様へお知らせすることで不要な問い合わせを減らすことが運営において重要となります。
待ち時間に関する不満については、「あと何人、何分？」、「こんなに待つなら外で用事を済ましていた」など、先の予定が不明であることが大きな要因です。
自分の順番が何番目なのか、外出する時間があるかなどが分かれば患者様のストレスは軽減されます。
これらの課題を解決するには患者様の順番を可視化し外からスマートフォンで順番を確認ができれば患者様は外出も出来る為、待合スペースで待つ必要がなくなります。これにより、混雑が軽減され、スタッフ様への問い合わせも大幅に減少します。
受付の際、受付番号を発券し患者様にお渡しします。モニターなどに順番を表示することで待合スペースで待っている患者様は常に順番を把握することができます。また、外出される患者様についてはスマートフォンからリアルタイムで順番を確認することができ、順番が近づいたタイミングで戻るなど待ち時間対策となります。
さらに近年は、クリニック様では診療予約システムの導入、薬局様ではアプリによる処方箋の事前送信など、WEBにより外から受付を行うことが可能となりました。
その一方、WEB受付を行っていない患者様からは「順番を飛ばされた」などトラブルも増加しています。患者様サービス向上の為、WEB受付の導入は有効ですが、窓口受付の患者様とWEB受付の患者様を明確にすることでトラブル回避が可能となります。
順番管理システム「まちみる」は、クリニック様、薬局様の待ち時間を効果的に管理するアイテムとして高い評価を得ています。例えば、このシステムを導入した結果、「待ち時間に対する問い合わせがほとんどなくなりました。」、「患者様は外出先からQRコードを使って待ち状況を確認し、タイミング良く戻られています。」などのお声をいただいてます。また、WEB受付の方専用の番号を設定し番号を明確に分けることで順番によるトラブルを防止しています。これにより、受付業務の効率が大幅に向上し、患者様からも高い評価を得ています。
医療機関様では、順番管理システムの導入はどのくらい進んでいるのでしょうか。
シンリョウが独自に実施した542名のアンケート回答より結果をご紹介します。
順番管理システムを導入している薬局様は44施設（8％）でした。
導入されていない薬局様では、「薬局の面積が狭いため設置できない」「費用がかかりそう」「使い方が難しそう」などといった声があります。
まだ導入している医療機関様は少ないですが、今後、診療予約システムの導入や電子処方箋、処方箋送信アプリなど外からWEB受付をするケースが増え、「順番を飛ばされた」など順番の患者様トラブルも考えられます。順番、待ち人数を可視化することでこれらのトラブルを減らすことができます。
また、患者様はスマートフォンで外から順番を見ることができれば、買い物や他の用事を済ますなど時間の有効活用ができます。
シンリョウでは、導入実績900軒以上の『順番管理システムまちみる』がございます。
医療機関が必要な機能のみだから簡単操作＆低コスト。月額5,000円でご使用可能です。
クリニック様、薬局様の運営の参考になれば幸いです。
掲載品以外にも業務効率化のアイテムをご準備しております。お気軽にご相談ください。
2024年9月22・23日に埼玉県の大宮ソニックシティ・さいたまスーパーアリーナ・パレスホテル大宮で開催された、第57回「日本薬剤師会学術大会 展示会」において、当社ブースにてご来場者様へアンケートを実施しました。
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